Fall 20/2022: Wie lange dürfen Aufzeichnungen aufbewahrt werden?

Sachverhalt: Eine Kommune zeichnet Sitzungen von Rat und Ausschüssen mit einem digitalen Aufzeichnungsgerät auf. Diese Aufzeichnungen werden benötigt, um Unstimmigkeiten im Protokoll zu klären. Eine Einwilligung aller Mitglieder liegt vor. Wie lange dürfen diese, doch sehr großen Aufzeichnungen aufbewahrt werden?

Prüfung: Eine Mindestfrist zur Aufbewahrung kennt das Datenschutzrecht nicht. Nach dem Gebot der Minimierung sollten die Daten allerdings nicht länger aufbewahrt werden als unbedingt nötig.

Ergebnis: Die Kommune hat ihre Aufbewahrungsrichtlinie dahingehend geändert, dass sie die Dateien nach der Kenntnisnahme des Protokolls der letzten Sitzung ersatzlos löscht.