Druckkonzept

Computer und Drucker

Die Geschichte von Computern und Druckern ist eine Geschichte voller Missverständnisse. Computer und Drucker waren, lange vor den ersten Gedanken an Netzwerke, die ersten eigenständigen Geräte, die zusammenarbeiten mussten. Das Problem der Kommunikation unter Maschinen stellte sich also bereits in grauer Vorzeit der Computergeschichte.

Zu Zeiten des Heimcomputers (ca. 1980 bis 1988) wurde dieses Problem sehr akut, da es erstmals viele verschiedene Computertypen und noch mehr verschiedene Druckertypen gab. Man hat früh versucht, diesen Problemkreis durch Normen einzugrenzen. Ziel war es früh einen Standard zu entwickeln, der eine Kommunikation zwischen möglichst vielen Computern und möglichst vielen Druckern ermöglicht. Nach diesem Standard sollten sich Programme richten.

Der erste Standard wurde von der Firma EPSON erstellt und nannte sich ESC/P. Vor dem eigentlichen Text (Bilder waren noch mehr oder weniger utopische Ausdrucke) wurden den Druckern Steuerzeichen gesandt, die nachfolgend Fett- oder Kursivdruck ein- und ausschalteten. Andere Hersteller erstellten ihre eigenen Standards, was am Ende dieses Chaos zur mehr oder weniger einheitlichen Beschreibungssprache Postscript führte, einem Vorfahr wiederum von PDF.

Heute verwenden die Computer Betriebssysteme, die die jeweiligen Drucker (und andere Geräte) durch angepasste kleine Programme steuern: die so genannten Gerätetreiber. Aus "Sicht" des Druckers ist die Bedienung immer gleich ("Überspringe eine Zeile"), der Treiber kümmert sich um die Durchführung der Anweisung mit den speziellen Befehlen des jeweiligen Druckers. Wichtig ist, dass diese Treiber als Software ebenfalls ein Einfallstor für Viren sein könnten und daher nur von bekannten Quellen installiert werden sollten.

Druckkonzept

Die Frage nach dem idealen Einsatz von Druckern mündet in ein Druckkonzept. Dabei stellen sich grundsätzlich drei Fragen:

• Sollen wir selbst drucken oder drucken lassen?
• Wenn wir selbst drucken, sollen wir zentral oder dezentral drucken?
• Welche Drucker setzen wir ein?

Wenn eine Organisation große Massen von Drucksachen herstellen muss, werden diese in der Regel nicht selbst gedruckt sondern ausgelagert (Outsourcing). Maßgeblich sind hier die Kosten pro Stück. Teure Drucker (Farblaser) werden i. d. R. zentral betrieben, um eine bessere Auslastung zu erreichen. Kann der/die Sachbearbeiter/in den Arbeitsplatz nur schlecht verlassen, werden dezentrale Drucker vor Ort installiert. In der Praxis werden vermutlich alle drei Druckkonzepte in unterschiedlichen Abteilungen verwirklicht. Mischformen sind dabei möglich, wenn lokale Drucker extern gewartet werden.

Früher konnte an dieser Stelle eine Besprechung über die Vor- und Nachteile verschiedener Druckertypen erscheinen. Heute werden ganz überwiegend Laserdrucker eingesetzt. Andere Druckertypen sind inzwischen Spezialanwendungen:

• Matrixdrucker, wenn ein oder mehrere Durchschläge gleichzeitig entstehen sollen.
• Thermodrucker, wenn Matrixdrucker zu laut sind, Laserdrucker aber unwirtschaftlich (Kassendrucker).
• 3D-Drucker, wenn Gegenstände hergestellt werden sollen (eigentlich sind das gar keine Drucker).

Alle Drucker sollten aus Datenschutzgründen die Möglichkeit bieten, nur die eigenen Ausdrucke anzufordern. Anderenfalls droht eine Veröffentlichung von personenbezogenen Daten. Ferner sollten alle Aufzeichnungen von Drucken regelmäßig gelöscht werden. Eine Leistungskontrolle durch das Auswerten von Drucken ist auch hier nicht statthaft.

Beschaffung von Druckern

Beschaffungen von Druckern sind heute in aller Regel Ersatzbeschaffungen. Vermutlich findet sich kaum noch ein Arbeitsbereich, in dem Drucker erstmals eingesetzt werden sollen. Prinzipiell ist die Frage der Erst- oder Ersatzbeschaffung für die Auswahl des richtigen Druckers aber auch nicht so ganz erheblich. Ersatzbeschaffungen haben nur den großen Vorteil, dass man messen kann, welche Leistung der neue Drucker bieten muss. Bei neuen Arbeitsplätzen muss geschätzt werden.

Seit etwa 25 Jahren "geistert" durch die EDV-Branche ein Begriff, der zwar vorher schon bekannt war, aber nie so griffig formuliert wurde: "Total Cost of Ownership (TCO)". Dabei handelt es sich - grob gesagt - um diejenigen Gelder, die während der gesamten Lebensdauer eines Druckers aufgewendet werden müssen, damit der Drucker druckt. Man kann das sehr detailliert machen und bei großen Investitionsgütern (Papierpressen, Hochöfen) lohnt sich das auch. Für unsere recht kleine Betrachtung wählen wir aber ein stark vereinfachtes Modell.

TCO = Anzahl gedruckte Seiten / Anzahl Seiten pro Kartusche * Kartuschenpreis + Anschaffung

Beispiel: Ein Drucker mit einer Gesamtdruckleistung von 45.000 Seiten soll ausgetauscht werden. Ein Drucker A kostet 1.000.- €, jede Kartusche kostet 200.- € und schafft 2.000 Seiten. Ein Drucker B kostet 800.- €, jede Kartusche kostet 300.- € und schafft 1.800 Seiten. Welcher Drucker ist wirtschaftlicher?

Drucker A = 45.000 / 2.000 = 23 Kartuschen * 200.- € + 1.000.- € Anschaffung = 5.600.- € TCO.
Drucker B = 45.000 / 1.800 = 25 Kartuschen * 300.- € +   800.- € Anschaffung = 8.300.- € TCO.

In diesem Fall wäre die Beschaffung von Drucker A wesentlich günstiger, obwohl Drucker B einen geringeren Beschaffungpreis hat. Diese einfache Formel geht davon aus, dass die Nebenkosten (Versand, Entsorgung, Wartung, Strom) bei beiden Druckern gleich sind. Man könnte diese Kosten aber natürlich auch in die Formel mit einbauen. Als kleine Handreichung sollte diese Formel aber ihren Sinn erfüllen.

Natürlich gibt es hier, wie bei jeder Wirtschaftlichkeitsberechnung, auch andere, eher "unscharfe" Faktoren, die die Auswahl beeinflussen können. Der wirtschaftlichste Drucker wird sicher eher ungern beschafft, wenn er laut ist oder optisch nicht in eine Umgebung passt. Auch die Bedienbarkeit (besser mit als ohne Display) spielt eine Rolle.