Dienstanweisungen

Was sind Dienstanweisungen?

Grundgesetz und Landesverfassung(en) garantieren die Kommunale Selbstverwaltung. Damit ist gemeint, dass die Gemeinden, Gemeindeverbände und Städte (Kommunen) weitgehende Befugnisse für eigene Regelungen auf ihrem Gebiet haben. Diese Befugnisse, vom Staat verliehen, werden Hoheiten genannt. Neben dem Recht der Auswahl eigenen Personals (Personalhoheit) oder dem Recht auf eigene Finanzregelungen (Finanzhoheit) ist der Datenschutz vom Recht der eigenen Organisation (Organisationshoheit) betroffen.

Da die Kommunen gleichzeitig als Verantwortliche für den Datenschutz technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen müssen, besteht ein Regelungsbedarf. Dieser wird üblicherweise durch eine Dienstvereinbarung (eine Vereinbarung zwischen Mitarbeiterschaft und Verwaltungsleitung) und/oder Dienstanweisung (eine Anweisung der Verwaltungsführung an die Mitarbeiterschaft) ausgefüllt. Es besteht also eine Notwendigkeit für wenigstens eine "Dienstanweisung Datenschutz (DADS)" in jeder Kommune. Im Gegensatz zur sonstigen Allzuständigkeit des Rates ist diese Aufgabe auf den oder die Bürgermeister/-in übertragen. Eine explizite Vorschrift zum Erlass einer Dienstanweisung als konkrete Handlungsanweisung besteht allerdings nicht.

Das Wesen von Dienstanweisungen

"Recht haben und Recht bekommen sind zwei verschiedene Dinge" spottet der Volksmund. Und hat damit ziemlich Recht. Materielles Recht begründet, gestaltet oder vernichtet Rechte, formelles Recht dagegen zeigt auf, wie diese Rechte durchzusetzen sind. Das Bürgerliche Gesetzbuch beispielsweise begründet Rechte z. B. aus einem Kaufvertrag (materielles Recht). Wie ein Gerichtsprozess zur Durchsetzung dieser Rechte abzulaufen hat, ist dagegen u. a. in der Strafprozessordnung (StPO, formelles Recht).

Der Erlass von Dienstanweisungen kann also nur im Rahmen von Gesetzen entstehen. Maßgeblich ist er z. B. für Nordrhein-Westfalen in der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein Westfalen (GO NW) gegelt. Satzungen können als formelles Recht beispielsweise keine Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten sein, da sie ja keine Rechte begründen können.

Der Inhalt von Datenschutz-Satzungen

Was kann also in Dienstanweisungen für den Datenschutz geregelt sein? Grundlage jeder Dienstanweisung ist natürlich die EU-DSGVO, ergänzt durch das Datenschutzgesetz NRW. Handelt die Gemeinde fiskalisch, also als "Privatunternehmen" (als GmbH o. ä.) für die Landesrecht nicht gilt, muss auch das BDSG hinzu gezogen werden. Für europäische Verordnungen gilt ein Wiederholungsverbot, dort geregelte Sachverhalte dürfen also in nationalem Recht nicht wiederholt werden - auch nicht in Dienstanweisungen.

Inhalte können also sein

• Alle organisatorischen Einheiten, die personenbezogene Daten verarbeiten, sind für den Datenschutz verantwortlich.
• Der Datenschutzbeauftragte ist für die Beratung und Unterstützung der Verantwortlichen zuständig.
• Der Datenschutzbeauftragte ist ferner Ansprechpartner für die politische Vertretung, Bürger und Bürgerinnen und natürlich die Belegschaft (insbesondere beim Beschäftigtendatenschutz).
• Der Datenschutzbeauftragte übernimmt die Korrespondenz mit der Aufsichtsbehörde.
• Der Datenschutzbeauftragte erhält Zugriff auf das Verarbeitungsverzeichnis.
• Der Datenschutzbeauftragte ist beim Einsatz neuer Verfahren zu hören.
• Seine Mitarbeit bei weiteren Projekten kann ebenfalls geregelt werden.
• Er kann Kontrollen vornehmen.
• Er kann Schulungen organisieren.
• Die Zuständigkeiten in Querschnittsämtern könnte geregelt werden.
• Der Umgang mit Sozialen Medien durch die Beschäftigten - nicht nur zur Dienstzeit!

Ein Muster für eine Datenschutz Dienstanweisung findet sich demnächst in diesem Wiki.